Datenschutzinformation für TutorLink

Stand: 27. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von TutorLink ist:

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzinformation gilt für die Website unter tutor-link.de, die TutorLink-Webanwendung, die dort angebotenen Konten und Formulare sowie die Kommunikation mit TutorLink.

Für die erste Anmeldung über das Elternportal des Gymnasiums Oberhaching gelten zusätzlich die dort bereitgestellten Datenschutzhinweise. Das Gymnasium stellt den Weg für die Erstanmeldung und Übermittlung bereit. Für die anschließende Verarbeitung innerhalb von TutorLink ist Robin Schröder verantwortlich.

Diese allgemeine Datenschutzinformation gilt auch für einzelne Formulare der Webanwendung, sofern dort nicht ausdrücklich ergänzende Hinweise bereitgestellt werden.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website übermittelt der Browser technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs,
• aufgerufene Adresse,
• Art der Anfrage,
• Antwortstatus,
• zuvor aufgerufene Seite sowie
• Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Diese Daten werden verarbeitet, um die Website auszuliefern, Fehler zu erkennen, Missbrauch abzuwehren und einen sicheren Betrieb zu gewährleisten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website und der Webanwendung.

Die beim Hosting anfallenden Zugriffsprotokolle werden nach 14 Tagen gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Daten zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.

4. Hosting und E-Mail-Dienste

Die Website, die Webanwendung und die darin gespeicherten Daten werden im Auftrag von TutorLink durch alwaysdata SARL mit Sitz in Frankreich gehostet.

Der E-Mail-Verkehr und die Postfächer werden durch die Hetzner Online GmbH mit Sitz in Deutschland bereitgestellt.

Mit beiden Dienstleistern bestehen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung. Sie verarbeiten personenbezogene Daten nur im Rahmen der beauftragten Leistungen und nach den vertraglich festgelegten Weisungen.

Die eingesetzten Dienste werden nach den vorliegenden Anbieterinformationen innerhalb der Europäischen Union erbracht. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist nicht vorgesehen.

alwaysdata erstellt tägliche Sicherungskopien, die im derzeit eingesetzten Tarif für bis zu sieben Tage vorgehalten werden. Sicherungskopien der bei Hetzner betriebenen Dienste können für bis zu 14 Tage vorgehalten werden. Nach einer Löschung im laufenden System können Daten daher noch für den jeweiligen Zeitraum in Sicherungskopien enthalten sein. Die Sicherungskopien werden nicht für andere Zwecke verwendet.

5. Cookies und Sitzungen

Beim bloßen Aufruf der öffentlichen Informationsseiten verwendet TutorLink keine Analyse-, Marketing- oder Werbecookies.

Für die Anmeldung, Formulare und den geschützten Kontobereich verwendet TutorLink technisch notwendige Cookies:

• Das Session-Cookie hält den Anmeldezustand aufrecht. Seine reguläre Gültigkeit beträgt höchstens 14 Tage.
• Ein Sicherheits-Cookie schützt Formulare vor missbräuchlichen Anfragen von fremden Websites. Es kann bis zu ein Jahr gespeichert werden.

Die Cookies werden nicht für Werbung, Reichweitenmessung oder die Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

Die Speicherung und der Zugriff auf diese technisch notwendigen Cookies erfolgen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Soweit im Zusammenhang mit diesen Cookies personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies zur Bereitstellung der angeforderten Konto- und Formularfunktionen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Gewährleistung der Sicherheit der Webanwendung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Abgelaufene Sitzungen werden täglich aus der Webanwendung entfernt.

6. Herkunft der Daten

Personenbezogene Daten erhält TutorLink insbesondere:

• unmittelbar von Eltern, Sorgeberechtigten, Tutorinnen und Tutoren,
• im Rahmen der Erstanmeldung über das Elternportal des Gymnasiums Oberhaching,
• von Sorgeberechtigten, soweit diese Angaben zu ihrem Kind machen,
• aus eingereichten Papierformularen,
• durch die Nutzung eines TutorLink-Kontos,
• durch E-Mail-Kommunikation,
• durch administrative Bearbeitung sowie
• durch Vorgänge innerhalb der Webanwendung.

TutorLink erhebt keine personenbezogenen Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen.

7. Verarbeitete Daten

Je nach Rolle und Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kontakt- und Kontodaten

• Vor- und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Zugangsdaten,
• Konto-, Aktivierungs- und Anmeldestatus,
• Zeitpunkte von Anmeldung, Einladung und Aktivierung.

Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Daten von Schülerinnen und Schülern

• Vor- und Nachname,
• Jahrgangsstufe,
• gewünschte Nachhilfefächer,
• gewünschter Umfang,
• mögliche Zeiten und Unterrichtsform,
• Zuordnung zu Sorgeberechtigten,
• organisatorische Angaben zur Vermittlung.

Daten von Tutorinnen und Tutoren

• Geburtsdatum, soweit es zur Feststellung der Minderjährigkeit benötigt wird,
• eigene Jahrgangsstufe oder Schulabschluss,
• angebotene Fächer und Jahrgangsstufen,
• zeitliche Verfügbarkeit und gewünschter Umfang,
• Unterrichtsform,
• gewünschter Stundensatz,
• freiwillige Angaben zu Erfahrung, Qualifikation und besonderen Kenntnissen,
• Aufnahme-, Prüf- und Freigabestatus,
• Zuordnung zu Sorgeberechtigten bei Minderjährigen.

Vermittlungs- und Organisationsdaten

Soweit die jeweiligen Funktionen bereitgestellt und genutzt werden, können außerdem verarbeitet werden:

• Nachhilfebedarf und Fachangebote,
• Matchvorschläge und Entscheidungen der Beteiligten,
• Ablehnungsgründe und organisatorische Notizen,
• Preisvereinbarungen und deren Gültigkeitszeiträume,
• Zustimmungen und Vereinbarungsstände,
• Angaben zur Durchführung und Abrechnung der Nachhilfe.

TutorLink trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen. Die Auswahl und Prüfung möglicher Zuordnungen erfolgt durch TutorLink.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Gesundheitsdaten, werden nicht planmäßig erhoben. Solche Angaben sollen nicht in allgemeine Freitextfelder oder gewöhnliche E-Mails eingetragen werden.

8. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Erstanmeldung und Übermittlung

Soweit die Erstanmeldung über das Elternportal auf einer Einwilligung beruht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Kontaktaufnahme und Vorbereitung einer Vermittlung

Anfragen, Anmeldungen und Angaben zur gewünschten Nachhilfe werden verarbeitet, um die Kontaktaufnahme zu ermöglichen und eine mögliche Vermittlung vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um vorvertragliche Maßnahmen auf Wunsch der betroffenen Person geht.

Kontoführung, Vermittlung und Durchführung

Konten, Profile, Nachhilfebedarfe, Fachangebote, Matchvorschläge, Vereinbarungen und Abrechnungsangaben werden verarbeitet, soweit dies zur Vorbereitung oder Durchführung der jeweiligen Vertragsverhältnisse erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Daten von Kindern und weiteren beteiligten Personen

Soweit Daten eines Kindes oder einer anderen beteiligten Person verarbeitet werden, die nicht selbst Vertragspartei ist, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das berechtigte Interesse besteht in der von der Familie gewünschten Vermittlung und organisatorischen Durchführung der Nachhilfe. Dabei werden nur die hierfür erforderlichen Angaben verarbeitet.

Sicherheit und Nachvollziehbarkeit

Sicherheitsbezogene Angaben, Zugriffsprotokolle und administrative Änderungshistorien werden verarbeitet, um unberechtigte Zugriffe zu verhindern, Fehler aufzuklären und wesentliche Vorgänge nachvollziehen zu können.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Gesetzliche Pflichten

Soweit Daten aufgrund handels-, steuer- oder sonstiger gesetzlicher Vorschriften aufbewahrt werden müssen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO die Rechtsgrundlage.

9. Erforderliche und freiwillige Angaben

Pflichtangaben werden benötigt, um ein Konto anzulegen, eine Vermittlung zu prüfen oder die jeweilige Leistung durchzuführen. Ohne diese Angaben kann die betreffende Funktion gegebenenfalls nicht genutzt werden.

Freiwillige Felder sind als solche erkennbar oder für die Einreichung ausdrücklich nicht erforderlich. Freiwillige Angaben können weggelassen werden, ohne dass dadurch bereits gespeicherte Pflichtangaben verloren gehen.

10. Empfänger

Innerhalb von TutorLink erhalten nur Personen Zugriff, die diesen für den Betrieb, die Vermittlung oder die administrative Bearbeitung benötigen.

Im Rahmen einer konkreten Vermittlung können erforderliche Angaben an die beteiligte Familie, die Tutorin oder den Tutor sowie gegebenenfalls Sorgeberechtigte weitergegeben werden. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für die Prüfung, Bestätigung oder Durchführung der Nachhilfe erforderlich ist.

Als Auftragsverarbeiter erhalten alwaysdata und Hetzner im technisch notwendigen Umfang Zugriff auf Daten.

Eine Übermittlung an Behörden, Gerichte, Steuerberatung oder sonstige fachliche Berater erfolgt nur, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht oder dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und nicht für fremde Werbezwecke weitergegeben.

11. Speicherdauer

TutorLink speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Pflichten beziehungsweise berechtigte Nachweisinteressen bestehen.

Derzeit gelten insbesondere folgende Regelfristen:

• Abgelaufene Sitzungen werden täglich entfernt.
• Einladungsdatensätze werden spätestens 90 Tage nach Annahme, Ablauf oder Widerruf gelöscht.
• Nicht abgeschlossene Tutor-Aufnahmen werden nach sechs Monaten gelöscht.
• Abgelehnte Matchvorschläge und zugehörige Notizen werden grundsätzlich nach sechs Monaten gelöscht.
• Nicht mehr aktive Profile und Nachhilfebedarfe werden grundsätzlich nach 18 Monaten gelöscht.
• Rein interne Bearbeitungsnotizen und administrative Änderungshistorien werden grundsätzlich nach zwölf Monaten gelöscht, sofern sie nicht mehr für einen laufenden Vorgang benötigt werden.
• Bestätigte Matches, Zustimmungen, Vereinbarungen und Preisstände werden grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Beendigung aufbewahrt.
• Papierunterlagen werden während der aktiven Teilnahme und grundsätzlich für drei Jahre nach deren Ende aufbewahrt.
• Gewöhnliche E-Mail-Korrespondenz wird grundsätzlich nach sechs Monaten gelöscht.
• Vertragsbezogene Korrespondenz wird grundsätzlich bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Abschluss des Vorgangs aufbewahrt.
• Steuerlich oder handelsrechtlich relevante Unterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Fristen aufbewahrt, regelmäßig bis zu acht Jahre.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Bearbeitung eines laufenden Vorgangs beziehungsweise zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist.

Nach einer Löschung im laufenden System können Daten noch für bis zu sieben Tage in Sicherungskopien bei alwaysdata und für bis zu 14 Tage in Sicherungskopien der Hetzner-Dienste enthalten sein.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung,
• Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an:

Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf erfolgt ist.

13. Beschwerderecht

Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für TutorLink ist insbesondere zuständig:

Website: www.lda.bayern.de

14. Datensicherheit

TutorLink setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung und unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, beschränkte Zugriffsrechte, geschützte Passwörter und Zugangslinks, regelmäßige Sicherungskopien sowie abgesicherte Administrationszugänge.

15. Änderungen dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation wird angepasst, wenn sich die angebotenen Funktionen, Verarbeitungszwecke, eingesetzten Dienstleister oder gesetzlichen Anforderungen wesentlich ändern.

Rein redaktionelle oder technische Änderungen ohne Auswirkungen auf Art und Umfang der Verarbeitung erfordern keine gesonderte Benachrichtigung. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf der Website veröffentlicht.